Automatización en el desarrollo de negocios: ¿está preparada tu firma?

Ciudad de México, 12 de marzo de 2021

Los abogados necesitan actualizar sus métodos de desarrollo de negocio y aprovechar las nuevas tecnologías para establecer relaciones exitosas en un mundo post-Covid.

Al pensar en desarrollo de negocios, nos viene a la mente esa clásica escena de networking en una conferencia: todos vestidos de cóctel, mostrando nuestra mejor sonrisa y con un montón de tarjetas de presentación listas para pasar de mano en mano. Es ahí cuando entramos en acción y hacemos nuevos amigos y nos acercamos a clientes potenciales, esperando que alguno de ellos se convierta en una fuente de nuevos negocios. Esa escena, sin embargo, parece cada vez más lejana.

Mientras que la “nueva normalidad” se prolonga y se consolida, los abogados y líderes en despachos se ven obligados a pensar en cómo se puede innovar en la forma de ejecutar planes de marketing y desarrollo de negocio.

Durante reuniones presenciales y eventos sociales, donde establecemos relaciones y conocemos nuevos clientes, pocas veces pensamos en tecnología. El desarrollo de negocios se percibe como un esfuerzo profundamente personal y humano. Y la creación de una red de contactos tiene que ver, por supuesto, con las interacciones y las relaciones humanas; necesitamos ver, sentir y tocar para crear un vínculo, desarrollar confianza mutua y registrar la “química” adecuada. Por esto, existe la idea generalizada de que el desarrollo de negocios difícilmente va a ser dominada por la tecnología y la automatización. Dicho eso, invitamos a los despachos de abogados a que lo reconsideren.

Innovación a través de la automatización de procesos

Conforme la situación de “telenetworking ” inducida por la pandemia continua, los despachos de abogados y sus equipos de desarrollo de negocio necesitan reimaginar el “arte” de crear y establecer relaciones en este nuevo mundo virtual donde –tristemente– no hay cócteles.

La automatización ha sido el núcleo de muchos de los nuevos avances tecnológicos, sobre todo en lo que se refiere a la mejora de los procesos. Creemos que el sector legal ha alcanzado el punto en el que la automatización en el desarrollo de negocios se convierte en un elemento clave de la excelencia operativa, lo cual brinda una ventaja competitiva a firmas en mercados saturados y con nuevas expectativas en cuanto a la experiencia del cliente y prestación de servicios.

Los últimos años han traído nuevas y extraordinarias tecnologías de automatización que permiten a los despachos mejorar la función de desarrollo de negocios, así como actualizar procesos para complementar, automatizar y potencializar los esfuerzos de creación de relaciones y gestión de clientes.

¿No existía ya la automatización del marketing?

La tecnología del marketing automatizado existe desde hace tiempo. Esta se compone esencialmente de flujos de trabajo que permiten generar y interactuar con clientes potenciales mediante campañas digitales de mensajes masivos o automatizados, ya sea a través de correos electrónicos, web y/o las redes sociales.

Aunque ofrece opciones interesantes para generar mas visibilidad, la automatización de marketing no funciona del todo bien para los despachos legales. El problema es que a la mayoría de las firmas les falta escala (incluso las firmas grandes e internacionales, que al final se componen de bloques individuales –oficinas locales– que tienen diferencias notables en su base de clientes y oferta de servicios). Lo anterior complica la producción de contenido de calidad que, a su vez, limita la frecuencia y crea problemas relacionados con la tasa de entrega de los correos electrónicos o con el impacto en redes sociales.

El perfil de cliente ideal de las típicas firmas legales también complica las cosas para la automatización de marketing, ya que los clientes potenciales de alto valor simplemente no interactúan con el contenido a menos que haya un contacto personal a nivel socio. En particular para los despachos de abogados pequeños e independientes, que se ven limitados en términos de recursos y capacidades, la automatización de marketing no ha dado los resultados que algunos mercadólogos esperaban.

Los prospectos con más potencial, que viven principalmente en las bandejas de entrada y las cuentas de WhatsApp de los abogados, por lo general tampoco llegan a las listas centralizadas o a los sistemas de CRM, ya que los abogados simplemente no se esfuerzan por compartir e insertar manualmente los contactos en dichas plataformas.

Esto conduce a una desconexión que provoca que los equipos de marketing no puedan identificar y calificar a los leads adecuados; tampoco logran comprender ni aprovechar plenamente la red de relaciones que podría ayudarles a dar más valor a la marca e impulsar a prospectos en el ciclo de ventas.

CRM automatizado

La tecnología CRM ha evolucionado rápidamente en los últimos años y ha conseguido resolver, en gran medida, este obstáculo al que se enfrenta una gestión de relaciones más centralizada y automatizada.

Al descifrar las firmas en correos electrónicos y analizar la actividad del servidor de correo, estos nuevos y avanzados sistemas ahora son capaces de cargar todos los datos y crear listas sin intervención manual. Automatizan por completo la gestión de contactos, supervisan constantemente interacciones con clientes y pueden generar indicadores de rendimiento claves, como por ejemplo el promedio de tiempos de respuesta.

Los algoritmos –cada día más inteligentes­– pueden planchar, extraer y enriquecer datos de contactos de fuentes públicas o de terceros, identificar prospectos relevantes (por ejemplo, los miembros del equipo legal de un cliente que aún no conoces) e incluso “adivinar” su información de contacto.

Esto permite la creación de listas totalmente automatizadas, recordatorios recurrentes para ponerse en contacto con contactos importantes y los indicadores automatizados sobre el estado de las relaciones individuales e institucionales con determinados clientes o prospectos.

Inteligencia de marketing automatizada

Pero los CRM automatizados son sólo el primer paso de lo que la tecnología puede aportar hoy en día. Otro elemento importante es identificar oportunidades adecuadas para entrar -y mantenerse- en contacto.

El momento y el motivo de contacto son aspectos cruciales para los posibles puntos de contacto a lo largo del client journey, o del ciclo de ventas. Hay que ponerse en contacto en el momento adecuado y por los motivos correctos. Esta personalización guiará tus esfuerzos de business development y hará que el contacto se sienta como una conversación natural, oportuna y útil, en lugar de interacciones incómodas y de tono comercial que no añaden valor.

Por eso es tan potente la combinación entre la gestión automatizada de contactos y la inteligencia de mercado automatizada. Las firmas que no cuentan con equipos importantes de marketing y desarrollo de negocios pueden aprovechar incluso herramientas sencillas como lo son las alertas de Google. Estas pueden ofrecer flujos de noticias valiosos sobre los clientes y prospectos más importantes. Sin embargo, la verdadera magia sucede cuando se aprovecha el alcance y la conectividad de las redes sociales.

En los últimos años, LinkedIn se ha consolidado como la plataforma por excelencia para los profesionales; se posiciona como la plataforma más confiable para estos fines. Su penetración en el sector legal es casi universal. Cada día, millones de posts son compartidos y comentados.

Este ecosistema se ha convertido en un verdadero tesoro para aquellos que saben cómo explotarlo, ofreciendo indicaciones útiles y pertinentes en los flujos de noticias personalizados. Si lo pensamos bien, la mayoría de las oportunidades ideales para renovar la comunicación y ponerse en contacto, son compartidas por los propios clientes, como sucede con novedades importantes (lanzamientos de productos, cambios de posición, noticias de la firma, campañas, etc.); hay un sinfín de oportunidades para interactuar de forma significativa.

Si añades conexiones, sigues a empresas y personas, y te involucras con el contenido de LinkedIn, tu lista de noticias se alineará automáticamente con tu mercado objetivo y tus preferencias. Para aquellos que quieran ir un paso más allá está LinkedIn Sales Navigator. Se trata de un servicio adicional ofrecido por LinkedIn (cuyas licencias individuales tienen un precio aproximado de 70 USD/mes) que permite rastrear, monitorear y organizar cuentas clave y clientes potenciales, convirtiéndose en una poderosa herramienta de inteligencia de mercado.

Automatización de elaboración y propuesta de documentos

Un tercer aspecto que puede automatizarse es la producción de documentos. En el desarrollo de negocios, algo que se vuelve parte inevitable del proceso de negocios es el envío de presentaciones de la firma, propuestas o presupuestos de honorarios.

Demasiados despachos siguen enfrascados en procesos de elaboración de documentos poco estructurados y regulados. Hoy en día existe una amplia y creciente gama de soluciones de software diseñadas para la creación de documentos que cumplan con los estándares más altos, con contenidos aprobados y actualizados, y con los lineamientos de marca. La automatización de documentos se ha convertido en una herramienta imprescindible para conseguir más eficiencia, coherencia y mejorar tiempos de respuesta. Y lo mejor es que la mayoría de estas soluciones pueden integrarse con otros sistemas de gestión de documentos, programas de MS office, bibliotecas de imágenes y sistemas de CRM, esto con el fin de unificar todo el ecosistema documental de una firma.

Delegar la elaboración de documentos al personal administrativo o a equipos de marketing que carecen de la infraestructura adecuada no sólo produce ineficiencia, sino que también afecta a la calidad y al branding de sus presentaciones y propuestas y, por consiguiente, a la percepción de su reputación.

Hay que admitirlo: los procesos tradicionales de desarrollo de negocio en los despachos están desgastados y demasiados abogados pierden la oportunidad de generar más negocio, ya que los procesos subyacentes son demasiado tardados y engorrosos.

Los importantes avances en la tecnología de automatización, ya sea para la gestión de contactos, inteligencia de mercado o producción de documentos, reducen significativamente el costo de oportunidad en el desarrollo de negocios. Necesitamos mejores medios que sean más eficientes y que nos ayuden a identificar y aprovechar las oportunidades.

El tiempo se ha vuelto, sin duda, el recurso más valioso del que disponen los abogados. No lo desperdiciemos con las soluciones de desarrollo de negocios de ayer.

#          #          #

Steven Ongenaet, Consultor en KermaPartners

Steven is a senior consultant at KermaPartners. His practice focuses on developing and executing business development strategies, strategic marketing, branding and communications. He has a proven track record in the implementation of CRM systems and business development applications in law firms. Steven has 12+ years of experience in the legal sector, both as an external consultant and as director of marketing and business development departments in leading law firms.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

You might also like

Legal Innovation

Fireside Chat: Legal Innovation

In this exclusive Fireside Chat, our Head of Growth Ben Chiriboga sits down with Nita Sanger, CEO of Idea Innovate Consulting with over 20 years of experience transforming businesses for growth at financial, professional, and legal services corporations. Ben had a great time chatting to Nita about: The changing role of the General Counsel/Chief Legal Officer and the impact on lawyers KYC (Know-Your-Customer) and its importance in the legal industry How to grow your legal business and increase profitability https://www.youtube.com/watch?v=bejAZ17wJUY

Business Development

Fireside Chat: Business Development

Lawyers have suddenly been thrust into a world where many commonly used techniques for business development are not available, such as client visits, in-house presentations, lunches, attending conferences and speaking on live panels. In this exclusive Fireside Chat, our Head of Growth Ben Chiriboga sits down with David H. Freeman, J.D., CEO of the David Freeman Consulting Group to help lawyers reframe their thinking about how to engage with their contacts. Ben had a great time chatting to David about: Tapping into your network and meeting new prospects Using techniques for making remote contact Engaging in “cross-helping” Approaches for maintaining your business development momentum https://www.youtube.com/watch?v=6xLkC_-L6Zs

Subscribe

Stay on the Business of Law Pulse

Be one of the first to get a copy of the 2021 Global Legal Business Development Report

Get your hands on this exclusive intel, benchmark your efforts against the industry and pick up a few ideas and strategies from the experts. 

Learn how we have helped other law firms win more business with less work.

Talk to one of our business development experts and learn how you can increase your firm’s revenue using NEXL.

small_c_popup 1

Let's have a chat

See how you can increase Cross-selling and Client retention at your firm